Jede Investition im privaten wie im gewerblichen Bereich ist ohne eine fundierte Finanzierung und Planung ein unkalkulierbares Risiko für den Geldgeber. Dieser Grundsatz gilt nicht nur für Unternehmen, die das originäre Ziel der Gewinnmaximierung haben sondern auch, wie in unserem Praxis Beispiel, eine soziale Einrichtung mit gemeinnützigem Auftrag.
Diese Einrichtung realisiert über private und institutionelle Geldgeber gemeinnützige Projekte in der Jugendarbeit. Neben den vielfältigen Aufgaben bei der Projektsteuerung (Bereitstellung Personal; zur Verfügung Stellung von Räumlichkeiten; Nachweis der Maßnahmen) kommt es immer wieder zu Liquiditätsengpässen, da die Geldmittel für einzelne Projekte erst bei Nachweis der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden bzw. zugesagte Geldmittel erst einige Monate später zur Auszahlung kommen aufgrund von Haushaltsengpässen in den öffentlichen Haushalten.
Diese extremen Schwankungen in den Zahlungseingängen führen oft zu der Problematik, dass Auszahlungen getätigt werden müssen zu einem Zeitpunkt in dem noch kein Geldeingang erfolgt ist.
Ein juristisch durchsetzbarer Rechtsanspruch auf fristgerechte Zahlung von Seiten der öffentlichen Auftraggeber existiert faktisch nicht.
Die Gesellschaft kann diese Liquiditätsschwankungen nur durch ein professionelles Projektcontrolling auffangen. Hier konnten wir unsere nunmehr 10 jährige Erfahrung aus der Betreuung von großen bis mittleren Industrieunternehmen einbringen und in enger Zusammenarbeit mit der Gesellschaft ein Projekt-Controlling aufbauen.
In der Praxis bedeutet dies, für annähernd 25 Projekte die Einnahmen und Ausgaben zu ermitteln und planbar zu machen.
Die gesamte Ausgabenseite wurde projektbezogen differenziert nach Kostenträgern und Kostenstellen – eine automatische Datenübernahme vom bestehenden Datev System in das Controlling-Tool geschaffen und interne Verarbeitungsstrukturen umgestellt, damit die erbrachten Leistungen schneller abgerechnet werden können (Nachweisdokumentation).
Bei der Planung der Einnahmenseite fließen nunmehr auch Erfahrungswerte der direkt betroffenen Projekt-Mitarbeiter ein.
Insgesamt gelang uns damit zum ersten Mal eine monatliche detaillierte betriebswirtschaftliche Projektauswertung.
Hiernach ist es nunmehr der Geschäftsführung möglich zu erkennen, welche Projekte subventioniert werden müssen und welche Projekte sogar einen positiven Deckungsbeitrag leisten können.
Durch die monatliche Betrachtungsweise der IST-Situation und der rollierend abgefragte Einnahmenstatus, ist es der Geschäftsführung nunmehr möglich, den Liquiditätsbedarf sehr genau darzustellen und somit auch geeignete Maßnahmen einzuleiten, wenn Fehler erkannt werden.
Die eingeleiteten Maßnahmen und deren Umsetzung werden über einen quartalsweise erstellten Bericht plausibilisiert und den privaten wie institutionellen Geldgebern bekannt gemacht.
Diese Transparenz und Darstellung einer nachhaltigen Planung honorierte auch die Haus-Bank mit einer Umstellung der Finanzierungskonditionen.
Dieses Beispiel aus unserer konkreten Mandantschaft zeigt sehr deutlich, dass eine fundierte Planung mit Plausibilisierung und Prüfung der eingeleiteten Maßnahmen sowohl der Geschäftsführung die täglichen Entscheidungen erleichtert, als auch das Vertrauen der externen Geldgeber stärkt und zu nachhaltigen Ergebnissen führt.
SMC Management GmbH
Marketing Jonas König
Telefon: 02150 7058 210
Internet: http://www.smcre.de
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